Blaine561 presenta: van Paperless

Va sin papeles. ¿Suena un poco de miedo? Nah, no realmente. Al menos no tiene por qué ser. Como pocos como hace 10 años, mantuvimos cuadro a cuadro de archivos impresos archivados. En un momento, hemos tenido por lo menos 100 de esos cuadros rellenos a capacidad con árboles. Por desgracia, es una necesidad. En ese entonces, sin embargo, la tecnología (al menos asequibles) ir sin papeles no se fue. Habría costado miles de dólares en mano de obra y servicios retroactivamente convertir todos los archivos en papel en archivos electrónicos. Avance rápido para hoy y va sin papel es bastante simple y barata. Pero, ¿por qué ir sin papel?

Menos espacio de almacenamiento físico necesario - guardar en archivadores, papel y carpetas

Localizar archivos se vuelve más eficiente - es tan fácil como "Editar" "buscar"

Almacenamiento sin papel o electrónica, es más rentable que la impresión de todo y almacenarlo en copia impresa - espacio de almacenamiento electrónico es barato!

La "tinta" en una copia electrónica de ese importante lo que finalmente no se desvanecen como una copia en papel será

Archivos se transfieren más fácilmente de los archivos a un socio que tenga que ver

No necesita pagar un asistente que constantemente su presentación para usted. Con almacenamiento electrónico, es un complemento para rápidamente "Guardar como" en la carpeta correspondiente del disco duro

Por supuesto, puede haber algunas desventajas a ir sin papel demasiado:

Porque es susceptible a sobrecargas, arañazos y otros medios electrónicos, se corre el riesgo de perder datos

Olvide realizar copias de seguridad de las unidades de disco y guardar una copia de los datos en un lugar seguro - frente a instalaciones preferentemente

Probablemente tendrá que hacer su propia presentación si no desea que el Asistente para acceder a su ordenador

Incluso si ha sido un gran packrat de archivos en papel, no hay ninguna razón que no se puede iniciar ahora va sin papeles. Empiece por tomar una decisión consciente no para continuar la impresión y todo lo presentación de que viene a través de su escritorio. Al igual que mantendría sus archivos de papel organizados por configurar carpetas de diversos temas, lo mismo para los archivos electrónicos mediante la creación de carpetas en el explorador de Microsoft

Dependiendo de su sistema de almacenamiento, configurar las carpetas para cosas como "Clientes", "Perspectivas", "Archivos", "Información General", etc.. Dentro de estas carpetas son más carpetas. Por ejemplo, la carpeta "Clientes" debe contener una carpeta para cada cliente. La carpeta de "Perspectivas" debe contener una carpeta para cada cliente potencial, y así sucesivamente. A continuación, cuando esa perspectiva se convierte en un cliente, puede simplemente arrastrar su carpeta en carpeta "Clientes"

Guardar todos los archivos que parecen importantes.

Ante el mundo virtual, gente de negocios convenientemente fueron divididos en dos categorías: sistemas de almacenamiento y amontonadores. Filers de mantengan las cosas que creían que necesiten, pero arrojaron el resto. Podría llenar un cajón de sastre de papel en medio día. Amontonadores, por otra parte, guardan todo. Su cajón de sastre fue meramente decorativo. Ahorraría el más trivial de las cosas "por si acaso".

El mundo virtual ha terminado esta distinción. Ahora, usted puede (y debe) ser ambos.

Para los amontonadores:

Mantener todos los archivos; o la mayor parte de ellos. Acaba de crear más carpetas para almacenarlos en. Si necesita más espacio de disco duro, sólo salir y hacerlo. Espacio de disco duro es ridículamente barato en comparación con hace una década.

Para los sistemas de almacenamiento:

Tan pronto como haya recibido o crea un nuevo archivo, guárdelo en la carpeta adecuada. Nombres de los archivos correctamente facilitará a recuperar esos archivos fácilmente más tarde por. El sistema de presentación debe primero y ser más importante que puede entender y recordar fácilmente - debe tener sentido. Cuando el nombre de que los archivos utilizan tantos caracteres como se necesita en el nombre del archivo tan puede buscar en una porción de ese nombre más tarde. Debe dar una buena, pero breve descripción de lo que el documento se refiere a. Mayoría de la gente ha utilizado la función de búsqueda del explorador de Windows. Si no, práctica con él hasta que puede localizar fácilmente los archivos. Es una herramienta muy potente y muy fácil de usar.

Hay algunas otras herramientas que le ayudarán con su objetivo de ir sin papeles:

eFax (http://www.efax.com) es lo que utilizamos aquí. Para un cargo mensual nominal, todos los faxes entrantes llegará a usted por medio de correo electrónico. Sí, está volcadas en la bandeja de entrada como un archivo de imagen adjunto.

Adobe Acrobat (la versión completa - no reader (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) le permite tomar casi cualquier archivo, seleccione la opción "imprimir", e imprimir a la Acrobat Distiller. Esto convertirá el documento en un archivo PDF. Un tipo de archivo muy fácilmente transportables y fácil de archivo, casi nadie puede leer un archivo PDF. Esto hace que los documentos de envío (y protegerlos) una brisa. Como nota, cuando reciba un documento eFax, porque el tipo de archivo no es tan universal, imprimir desde mi Visor de eFax a mi Acrobat distiller, haciendo el fax en un archivo PDF. Luego de archivo la versión .pdf, haciéndolo más transportables y visible.

Los analizadores de son otra herramienta que es indispensable en el mundo sin papeles. Prácticamente cualquier pieza de papel o foto que reciba puede escanear y convertido en un archivo de imagen electrónica. Después de crear el archivo de imagen, puede correo a cualquier persona sería así como almacenarlo en los archivos electrónicos en el disco duro

LapLink Everywhere http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp puede facilitar que su asistente virtual haga su presentación electrónica para usted. Incluye búsqueda en el escritorio remoto desde cualquier dispositivo habilitado para la Web (con Google Desktop Search) Laplink Everywhere permite que elegir cómo desea trabajar y qué dispositivo con acceso a internet que desea utilizar para acceder a tu PC. Es fácil y rápido a la configuración y fáciles de usar

LapLink ShareDirect http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp es otra gran herramienta para ir sin papeles. Permite instantánea compartir cualquier carpeta de su PC con uno o miles de usuarios, sin tener que cambiar o administrar las configuraciones de Internet, servidor de seguridad o enrutador. Y es cifrado de 256 bits.

Esperemos que se puede ver cómo se va sin papeles puede beneficiar casi cualquier empresa o individuo. Los ahorros de costos sólo son enormes; reducir la cantidad de papel, tinta y carpetas necesita adquirir.